プレゼンスとIM

本年2月より、米国ニュージャージー州の本社勤務となり、再度オフィス文化の差による通信の使われ方の差を体験できる環境に恵まれた。こちらで気付いた差や今の当地での通信環境のことなども今後はご紹介したい。

日本ではこれまで営業部門での事業開発を担当していたが、当地では製品開発部門での企画管理業務となったため、以前と比べると自席にて仕事をする時間が圧倒的に長くなり、オフィス環境での通信手段についてじっくり考察する機会に恵まれている。

仕事をしていてまず気付いたことを今日はお伝えしたい。
プレゼンスとインスタントメッセージング（以下IM）、この2つは日本ではまだ業務での利用度は低いが、当地では非常にポピュラーで使ってみると実に便利、業務の効率化にはかなり役に立つツールだ。IMは実際に頻繁に利用するようになるまで、こんなに便利なものであるとは思わなかった。今までは、別にIMを使わなくても、リアルタイムに話がしたいなら電話をすれば良いのではなどと思っていたのだが、電話と同時に使えるところに最大の便利さがある。アバイアのIP-PBXをご利用であれば、マイクロソフトのOffice Communicator（以下MOC）のプレゼンス情報に、通話中というプレゼンスを追加することができる。電話していると自動的にプレゼンス情報が通話中に変わるのだ。ソフトホンでなくてもデスクトップの電話機を使っていても同じだ。
例えばこのようなことができる。西海岸のオフィスの相手と重要な話をしたいときにMOCを見ると相手は通話中になっている。IMで「なるべく早く話がしたいが、あとどれくらいで終わる？」と聞くと即座に「あと15分くらいで終わるから終わり次第電話する」、あるいは「ちょっと待って、今すぐ切るから」、あるいは「電話会議中で、自分と関係の無いプレゼンを聞いているだけだからIMでなら話せるよ」などと即座に返事が返ってくる。あと15分とはっきりわかれば、別の重要な件で一瞬席を外して先に済ませてしまうなどの臨機応変な対応も可能だ。いつコールバックがあるか分からずに席で待ち続ける必要も無いし、アシスタント経由の伝言ではなかなか予定終了時間まで聞き出しにくいが、本人と直接話せるIMなら簡単だ。簡単な質問であればコールバックしてもらうまでもなくIMで回答がもらえる。
あるいは、幹部会議に出席している上司をリアルタイムにサポートすることも可能だ。突然上司である事業部長からIMが来る。「2010年の開発費の予定金額を部門別にくれ、もともと議題に無かったが突然副社長が聞き始めた。あと3分くらいで順番が回ってくるから大至急！」　会議中で他の事業部の説明も聞いてなければならないから上司は電話などする時間はない。E-mailでは3分というタイムリミットをミートできない。携帯メールでは文字入力に時間がかかるのでやはり3分は厳しいし、その上会議中は不謹慎にも見え利用は避けたい。そこでIMだ。3分で必要な情報を引っ張り出すこちらも大変ではあるが、事業部の運命がかかっていれば必死で探し、何とか間一髪で情報をIMで送り届ける。こうやって何度もIMに助けられた。
なかなか使ってみなければ分からない便利さである。

（加藤　浩明）