スケジューラこそ仕事のカナメ

　さて、まもなく新年度が始まります。ついこないだ正月を過ごしたばかりと思ってたんですが、あっちゅう間ですね。桜が咲くこの季節、身体に合っていない紺地のスーツに身を包んだ新入社員を電車などで見かけると、なんとなくこちらも気分が晴れやかになるもんです。

　花見をしながら、そういえば自分もン十年前には希望を胸にしながら会社の門をくぐったんだなーって、妙に感慨に浸っちゃったりして。トシ取ると感傷的になっていけません。

　この時期、大きな書店や文房具店にいくと、４月始まりのカレンダーや手帳が結構それなりに売られていて驚きます。昔はあんなになかったと思うんだけど、考えてみれば学生にとって区切りといえば４月だし、ビジネスマンでもやっぱり、４月を区切りと考える人が多いんでしょうね。

　10年ほど前には「電子手帳」なんてのが流行ってた時代もあったけど、今はケータイやパソコンを利用してスケジュール管理をしている人がほとんどじゃないでしょうか。リフィルを入れ替えて使う「システム手帳派」もそれなりに健在という感じもします。紙の手帳のほうが全体を俯瞰しやすいというのは確かにありますからね。

　もっともスケジュールは、今ではグループウェアでの共有が企業では当たり前。会社にいる時間にプライベートの時間なんかないんだから、全部公開せい、ってなわけですね。

　胸躍らせて入ってきた新人クンにもパソコンとアカウントが割り当てられて、さて使い始めてみると、自分の作業空間が出来たことはとても嬉しいんだけど、自分のスケジュール欄だけがただ真っ白で、なんだか困惑しちゃったりとか。ま、余談ですけど。

　で、このスケジューラって、どちらかというと「小物ソフト」のひとつにしか捉えられていないのが実態じゃないかと思いますが、実は仕事のフローの中心的な存在のひとつ。これに気付いている人はあまり多くない。

　例えば、スケジューラに登録されるスケジュールって、打ち合わせ（会議）と外出が大半かと思います。どちらも、事前資料（提案資料）があり、事後資料（議事録または報告書）がある。

　であれば、スケジューラにそういうファイルの管理機能・連携機能が備わっていたほうが、当然便利でしょ。

　スケジュール欄をクリックすると関連ファイルのアイコンが表示され、各部署や部下の提出状況が一目で分かると同時に、提出済み書類は、関係者が閲覧できるようになっていれば、すごいスムーズに仕事が運ぶはず。

「スケジューラこそ仕事のカナメ．．．　色とか配置とか、結構こだわりますよね」

　今までのように、企画部Ａさんからの添付メールと、開発部Ｂさんからの添付メールを探して、えっと、議事録は営業部が担当だったな、ＣさんだっけＤさんだっけ．．．と、メールの受信ボックスを探し回る苦労はなくなります。

　他にも、遠地出張の予定をスケジューラに入れると、天気予報のガジェット（ウェブパーツ）が自動的に貼り付けられて出張当日の出先の天気予報を教えてくれたり、旅費を自動的に清算してくれるのも便利そうでしょ？

　要は、単なるカレンダー機能だけではなく、日々必ず見るスケジューラこそ賢くあるべきなんだろうと思うんですね。

　さて、新年度で気分一新。新しい手帳でも買いに行きますか。


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前川@ドリーム・アーツ